У меня открыт дебетовый счет в Альфа-Банке. Время от времени они присылали анкету с вопросами вроде «Удовлетворены ли вы качеством обслуживания?» — это происходило где-то раз в пол-года, или в квартал. Я не очень люблю всякие анкеты, но каждый раз я успевал забыть о них, поэтому ответить на несколько вопросов не напрягало.
Потом Альфа стала проводить эти опросы раз в месяц, или около того. Меня хватило… ровно на один раз. Больше я в анкетировании не участвую. Может, частота снова уменьшилась, но мне-то это проверять смысла нет :)
А недавно подумалось, что есть и другие похожие примеры в моей повседневной жизни, и что все это очень сильно перекликается с рабочими буднями системных администраторов.
Многие действия несложно выполнять от раза к разу — посмотреть отчет, поверить результат. Иногда даже интересно — узнать, чем закончилась та или иная процедура :)
Однако, когда действие становится регулярным, оно превращается в рутину. Интерес пропадает и каждый очередной подход требует внутренней подготовки — настройки на «мучительную» экзекуцию.
Избегание повторения неприятных ощущений — естественный механизм подсознания. Поэтому проявление раздолбайства досадной «забывчивости» среди работников, к великому сожалению — не что иное, как результат длительной эволюции вида homo sapiens. Стоит ли спорить с природой? Традиционная стоимость такого спора — невроз. И у подчиненного и у начальника. И, прошу заметить, не зависимо от результата.
Что же делать?
Тут есть два варианта:
- либо поручать рутинную работу тем сотрудникам, для которых она не будет болезненной,
- либо — создавать условия, уменьшающие психологичекую нагрузку при выполнении регулярных работ.
Методы уменьшения психологической нагрузки
Внесите определенность
Создайте полную опись регулярных работ, которые вменены сотруднику. Повесьте список работ на видном месте. Держите его актуальным.
Когда весь список на виду и ничего нет «в уме», не возникает вопроса «нужно ли кому-то это действие?» — его уже обсудили и записали. Точка. А если не записали — то значит и не нужно. Точка. ;)
Внесите стабильность
Установите конкретное время в течение дня для выполнения работ. Например — в начале дня (сразу после утреннего кофе ;) Или — сразу после обеда. Не оставляйте сотруднику дел на вечер.
Человек привыкает, когда что-то происходит в одно и тоже время. А невозможность отложить дело на потом уберет лишние внутренние метания.
Предоставьте механизм самоконтроля
Часто сотрудники не способны организовать свою деятельность самостоятельно. Необходимо им помочь.
Заведите чеклист — список дел в течение каждого дня, с указанием временного окна, в котором они должны быть сделаны. Пусть сотрудник отмечает в нем сделанные дела.
Удобно, если этот чеклист будет электронным, с отметкой реального времени выполнения.
Создайте безопасную атмосферу
Нет ничего хорошего в том, что сотрудник будет бояться ошибки. Страх сковывает и провоцирует ложные решения.
Обеспечьте послед-контроль. Если на участке есть 2 сотрудника — пусть когда один производит работу, то второй контролирует результат (особо отмечу — именно результат, а не степень рассеянности напарника).
Не пускайте на самотек
Все эти методы (как и любые другие) будут хороши только если вы (менеджер) будете время от времени проверять актуальное состояние дел.
Просматривайте периодически чек-листы. Проверяйте их реальное исполнение по системным журналам.
Брр… управленческая рутина!
Ну, что же делать? Заведите секретаря, или внесите определенность ;)